İş sağlığı ve güvenliği dosyalarında en çok görülen, ama en az okunan belge Ek-2 formudur. İşveren imzalatır, insan kaynakları dosyalar, çalışan bir kez bakıp unutur. Oysa bu form, bir denetimde ya da iş kazası sonrası açılan davada masaya konulacak ilk belgedir. İçinde ne yazdığını bilmek, hem işveren hem çalışan açısından işe yarar.
Bu yazıda formun bölümlerini sırasıyla açıklıyor, hangi alanın hangi soruya cevap verdiğini ve eksik doldurulduğunda ne olduğunu anlatıyoruz.
Ek-2, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nin ekinde yer alan “İşe Giriş / Periyodik Muayene Formu”dur. Yani “sağlık raporu” dediğimiz belge, aslında doldurulmuş ve işyeri hekimince imzalanmış bir Ek-2 formudur. Ayrı bir rapor formatı yoktur. Bu nedenle bir kuruluş size başka bir şablonda belge veriyorsa, o belgenin mevzuattaki karşılığı olup olmadığını sorgulamanız gerekir.
Form tek bir muayene için değil, çalışanın tüm çalışma hayatı boyunca tekrarlanan muayeneler için tasarlanmıştır. Başlığında hem “işe giriş” hem “periyodik” ifadesinin geçmesinin sebebi budur.
Formun üst kısmında işyerinin unvanı, SGK sicil numarası, adresi, NACE kodu ve tehlike sınıfı yer alır. Bu alanlar süs değildir. Tehlike sınıfı, hangi tetkiklerin isteneceğini ve muayenenin hangi aralıkla tekrarlanacağını belirleyen temel veridir.
Denetimde en sık rastlanan hatalardan biri, bu alanın boş bırakılması ya da tehlike sınıfının yanlış yazılmasıdır. Çok tehlikeli sınıftaki bir işyeri için “az tehlikeli” yazılmışsa, buna göre seçilmiş dar tetkik paketi de sorgulanır.
Ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, eğitim durumu ve medeni hal gibi kimlik bilgilerinin ardından kritik bir alan gelir: çalışanın görev yapacağı bölüm ve fiilen yapacağı iş.
Bu alana “işçi” ya da “personel” yazılması, formu değersizleştirir. “Kaynakçı”, “forklift operatörü”, “boyahane çalışanı”, “çağrı merkezi müşteri temsilcisi” gibi somut tanımlar gerekir. Çünkü uygunluk kararı bu tanıma göre verilir. Görev yazılmamışsa, hekimin neye uygunluk verdiği belirsiz kalır.
Bu bölümde çalışanın geçirdiği hastalıklar, ameliyatlar, kazalar, düzenli kullandığı ilaçlar, alerjileri ve varsa engel durumu sorgulanır. Sigara ve alkol kullanımı gibi alışkanlıklar da kayda geçer.
Yanında ikinci bir alan bulunur: daha önce çalıştığı işler ve bu işlerdeki maruziyetler. Bu, formun en değerli ama en çok atlanan kısmıdır. On yıl boyunca dökümhanede çalışmış bir kişinin akciğer bulgularının yorumu ile hiç tozlu ortamda bulunmamış bir kişininki aynı değildir. Önceki maruziyet bilgisi yoksa, bugünkü bulgunun nereden geldiğini ayırmak imkânsızlaşır.
Formda sistem sistem ayrılmış bir muayene alanı vardır: solunum, dolaşım, sindirim, ürogenital, sinir sistemi, kas-iskelet sistemi, cilt, kulak-burun-boğaz, göz ve psikiyatrik değerlendirme. Her sistem için “normal” ya da bulgu yazılır.
Tüm alanların tek kalemde “doğal” diye geçilmesi, formun gerçekten doldurulup doldurulmadığı konusunda şüphe yaratır. Özellikle işin risklerini doğrudan ilgilendiren sistemlerde (gürültülü işte kulak, tozlu işte solunum, ağır kaldırmada kas-iskelet) somut bulgu yazılması beklenir.
Kan sayımı, biyokimya, idrar tahlili, akciğer grafisi, solunum fonksiyon testi, odyometri, EKG ve görme muayenesi sonuçları bu bölüme işlenir. Sonuç değerlerinin forma yazılması önemlidir; “tetkikler normaldir” ifadesi tek başına yeterli değildir.
Odyometri ve solunum fonksiyon testi sonuçlarının sayısal olarak kaydedilmesi ayrıca kritiktir. Yıllar sonra bir işitme kaybı ya da solunum kapasitesi düşüşü tartışıldığında, karşılaştırma yapılabilecek tek referans bu ilk değerlerdir.
Formun en alt kısmında hekimin kararı yer alır. Üç seçenekten biri işaretlenir:
İkinci seçenek işaretlenmişse, kısıtın ne olduğu açıkça yazılmalıdır: “ağır yük kaldırmamalı”, “gürültüye maruz kalmamalı”, “gece postasında çalıştırılmamalı” gibi. Bu kısıt yazılıp da operasyona yansıtılmazsa, form işvereni koruyan bir belge olmaktan çıkıp aleyhine delile dönüşür: kısıt biliniyordu, uygulanmadı.
Formun geçerliliği, altındaki imzanın kime ait olduğuna bağlıdır. Hekimin adı, diploma numarası, işyeri hekimliği belge numarası, tarih, imza ve kaşe eksiksiz olmalıdır. İşyeri hekimliği sertifikası olmayan bir hekimin imzası bu formu geçerli kılmaz.
Tarih alanı da ayrıca önemlidir. Rapor tarihi, çalışanın SGK işe giriş bildirgesindeki tarihten sonraysa, arada geçen süre boyunca raporsuz çalıştırma söz konusu olur.
Bu yedi soruya “evet” diyebiliyorsanız elinizde işe yarar bir belge var demektir. Biri bile eksikse, form dosyada duruyor olsa da yükümlülüğü karşılamayabilir.
Ek-2 formu tek seferlik bir belge değildir. Tehlike sınıfına göre az tehlikelide en geç beş, tehlikelide üç, çok tehlikelide bir yıl içinde yenilenmesi gerekir. Ayrıca görev değişikliğinde, uzun süreli hastalık veya iş kazası sonrası işe dönüşte süre dolmasa da yeni bir değerlendirme yapılır.
Formlar ve eki tetkik sonuçları, çalışanın kişisel sağlık dosyasında tutulur. Bu dosya, çalışanın işten ayrılmasından itibaren en az on beş yıl saklanır. Kanserojen veya mutajen maddelerle çalışılan işlerde saklama süresi çok daha uzundur. Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olduğu için, bu dosyaların özlük dosyasından ayrı ve erişimi sınırlı biçimde muhafaza edilmesi gerekir.
Aynı form iki amaçla kullanıldığı için, doldurulurken hangi muayene tipinin işaretlendiği önem taşır. İşe giriş muayenesinde tüm bölümler sıfırdan doldurulur; kişinin geçmişi, önceki maruziyetleri ve mevcut durumu ilk kez kayda geçer.
Periyodik muayenede ise vurgu değişime kayar. Önceki formla karşılaştırma yapılır, yeni ortaya çıkan yakınmalar sorgulanır ve özellikle ölçüm değerlerindeki eğilim değerlendirilir. Bu nedenle periyodik formların, önceki formlara erişilebilecek bir arşiv düzeninde tutulması gerekir. Tek tek dosyalanmış ama birbirine bağlanmamış formlar, karşılaştırma işlevini yerine getirmez.
Uygulamada sık görülen bir hata, periyodik muayenede formun yeniden sıfırdan doldurulması ve önceki verinin hiç dikkate alınmamasıdır. Bu durumda elde bir dizi bağımsız fotoğraf olur ama hiçbir eğilim çıkarılamaz.
Kâğıt üzerinde ıslak imzalı form hâlâ yaygın olsa da, elektronik imzalı teslim giderek standart hale geliyor. E-imzalı formun iki pratik avantajı var: imza sahibinin kimliği ve imzalama zamanı teknik olarak doğrulanabilir hale geliyor, ve belge kaybolma riski ortadan kalkıyor.
Denetim açısından da fark yaratır. Kâğıt arşivde bir belgeyi bulmak dakikalar sürerken, dijital arşivde personel adıyla arama yapmak saniyeler alır. On beş yıllık saklama yükümlülüğü düşünüldüğünde, fiziksel arşivin uzun vadeli maliyeti de dikkate alınmalıdır.
Ek-2, üzerine imza atılıp dosyaya kaldırılan bir formalite olarak görüldüğünde hiçbir işe yaramaz. Doğru doldurulduğunda ise üç şeyi aynı anda yapar: çalışanı kendisine uygun olmayan bir riskten korur, işverene tarihli ve hekim imzalı bir başlangıç kaydı sağlar, ileride çıkacak bir tartışmada tarafların dayanabileceği tek nesnel belge olur.
Süreci baştan sona doğru yürütmek isteyen işletmeler, işe giriş sağlık raporu hizmetini işyeri hekimi muayenesinden formun e-imzalı teslimine kadar tek elden alabilecekleri yetkili bir OSGB ile çalışmayı tercih ediyor. Formun eksiksiz doldurulması, tetkiklerin işe göre seçilmesi ve kayıtların düzenli arşivlenmesi, ancak süreç tek muhatapta toplandığında güvence altına alınabiliyor.
