Fiziksel Arşiv Yönetiminde Öncü Marka Reiss wolf

İşletmelerde kullanılan cari kullanım, evrakların birimsel olarak arşivde saklanması sıklıkla erişim ihtiyacını karşılar. Dolayısıyla bu sistem sayesinde evraklarınız kurumsal arşivlerimizde yer alabilir. Bunların ortalama saklama süresi 1-2 yıl arasında değişkenlik göstermekle beraber, süreyi dilediğiniz şekilde uzatabilirsiniz. E-imza kullanımıyla fiziksel arşiv ihtiyacı bir ölçüye kadar ortadan kaldırılsa bile, yasal zorunluluklar ile ve bunların yanı sıra dış sistemlerle olan iletişim sonucunda kâğıt ortamında belgelerin birçoğunu oluşturabilirsiniz. Fiziksel arşiv yönetimi, kurumsal arşivlerde belgelerin saklanma biçimlerinden farklı bir ortam sunar. Klasik arşivlemede yapılan uygulamalar, dolap ve raf düzeninden oluşmaktadır. Ancak size sunduğumuz hizmet ile birimlerden başlayan arşivleme döngülerini ödünç, iade ve tasfiye yöntemleriyle bir bütün şeklinde karşılayabilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman yönetim sisteminde belgeler kimler tarafından ödünç alınırsa, bunlar kolay bir şekilde fark edilebilir özelliktedir. Dolayısıyla ödünç ve iade raporu alınabilirken, belgelerin kaybolması ya da belgelere hızlı erişim sağlanamaması gibi durumlar ortadan kalkar. Bu sistemin başlıca özellikleri arasında şunlar vardır:

Dolap ve raf adresleme işlemleri
Birimden arşive gönderim işlemleri
Ödünç verme ve iade işlemleri
Arşiv yönetim sistemlerinin oluşturulması
Saklama süresinin belirlenmesi
Birden fazla arşiv tanıtımı
Tasfiye işlemleri

Fiziksel Arşiv Yönetiminde Bilinmesi Gerekenler

Fiziksel arşiv yönetimindeki detaylar aşağıdaki gibi verilmiştir:

Arşivleme sistemi ile ERP, MRP ve CRM gibi sistemler ile entegrasyon biçimi açıktır. Dolayısıyla bu entegrasyonlarla web servisleri vasıtasıyla yapılır
Arşive evrak gönderim işlemlerinde ve bununla beraber evrak alma için adresleme işlemlerinden yararlanabilirsiniz
Emanette yer alan dokümanlar takip edilebilirken, bunlar fiziksel ödünç ve iade takipleridir
Erişim ile kolaylıkla arşive ulaşabilirsiniz
Saklama planı ve imha listesi oluşturulur
Doküman üzerinden ya da klasör üzerinden arama yapılırken, fiziksel konum bulunma durumu söz konusudur
Arşivde yer alan klasörler, dolap ve raf bazlı olarak adrese gönderilmektedir
Toplu olarak dolap ve raf serileri oluşturulabilir
Arşiv işlemlerinin tümü kaydedilir ve istenildiği durumlarda işlemler, tutanak formları ile alınabilmektedir.